| 分类号 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 |
| WS11 |
| 一、综合 |
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| 1 | 上级关于外事工作的文件材料 | 永久 |
| 针对本校的文件材料及授奖材料 | 永久 |
| 作为普发性、需要长期贯彻执行的文件材料 | 30年 |
| 2 | 学校外事工作计划、总结、报告、请示、批复和统计报表 | 永久 |
| 3 | 外事工作规章制度 | 永久 |
| 4 | 外事工作重要会议、重大活动等文件材料 | 永久 |
| 6 | 与外单位签署的重要协议、合同等 | 永久 |
| 7 | 其它有归档利用价值的文件材料 | 永久 |
| SX-WS11 | 8 | 重大活动、事件、重要会议的声像材料 | 永久 |
| WSI2 |
| 二、出国（境） |
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| 1 | 出国（境）人员考察、访问的报批等材料 | 30年 |
| 2 | 出国（境）讲学、研究人员有关材料 | 30年 |
| 3 | 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） | 永久 |
| 4 | 学校名义参加的国际性比赛、竞赛活动文件材料 | 30年 |
| 5 | 国外探视、移民申报、批复材料 | 30年 |
| WS13 |
| 三、来校 |
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| 1 | 本校邀请和聘请外籍教师、专家的计划、请示、批复和来往函件 | 30年 |
| 2 | 外国党政官员、著名人士来校参观访问的文件材料 | 永久 |
| 3 | 外籍著名专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 | 永久 |
| 4 | 外籍教师、专家、学者的管理材料 | 永久 |
| WS14 |
| 四、国际合作与会议 |
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| 1 | 中外合作校际交流意向书、协议、合同、备忘录等 | 永久 |
| 2 | 本校完成的国际合作项目及其成果 | 永久 |
| 3 | 授予外籍人员名誉称号的材料 | 永久 |
| 4 | 外方赠送的礼品、纪念品 | 永久 |
| 5 | 学校组织举办国际会议的有关材料（申报、审批和会议的具体材料等） | 30年 |
| WS15 |
| 五、留学生工作（包括港、澳、台学生） |
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| 1 | 留学生录取审批材料 | 永久 |
| 2 | 学生名册 | 永久 |
| 3 | 学籍登记表、学籍卡片 | 永久 |
| 4 | 学习成绩及在校重要情况材料 | 永久 |
| 5 | 学位论文、学位论文材料及学位证书复印件 | 永久 |
| 6 | 毕业生二寸近照(备注姓名、年级、专业电子版)、毕业生合影及名册 | 永久 |
